ROMA, 7 GENNAIO 2025
CIRCOLARE INFORMATIVA 1/2025
(A CURA DI Beatrice Pallante)
NUOVI REQUISITI PER LA DEDUZIONE DELLE SPESE DI TRASFERTA E RAPPRESENTANZA
A partire dal periodo d’imposta successivo a quello in corso al 31 dicembre 2024, ovvero il 2025 per i
soggetti con esercizio coincidente con l’anno solare, le spese di trasferta e le spese di rappresentanza (inclusi gli omaggi) sono deducibili solo se pagate con mezzi di pagamento tracciabili.
La norma è stata introdotta dalla Legge di Bilancio 2025 (L. n. 207/2024, pubblicata sulla Gazzetta Ufficiale del 31/12/2024) con l’obiettivo di migliorare la trasparenza e il controllo fiscale di tali oneri.
In particolare, fermi restando i requisiti di deducibilità già previsti per le singole categorie di spesa, tali costi, a partire dal 1° gennaio 2025, sono deducibili solamente se pagati mediante:
- Versamento bancario o postale;
- carte di debito, di credito e prepagate;
- assegni bancari e circolari;
- altri sistemi di pagamento [1] che garantiscono la tracciabilità e l’identificazione dell’autore del pagamento.
[1] “A titolo esemplificativo rientrano in tale categoria le App di pagamento via smartphone, il Telepass e altri dispositivi equivalenti.”
Spese di trasferta
Con specifico riferimento alle spese di trasferta la norma si applica alle spese di vitto, alloggio, viaggio e trasporto effettuato con autoservizi pubblici non di linea [2]:
[2] “Ai sensi dell’art. 1 della Legge n. 21/1992 sono definiti autoservizi pubblici non di linea i mezzi che soddisfano le seguenti condizioni:
– provvedono al trasporto collettivo o individuale di persone, con funzione complementare e integrativa rispetto agli autoservizi pubblici di linea;
– il trasporto è effettuato a richiesta dei trasportati, in modo non continuativo o periodico, su itinerari e secondo orari stabiliti di volta in volta.”
- rimborsate ai dipendenti e collaboratori in occasione di trasferte di lavoro;
- sostenute dai professionisti e lavoratori autonomi in esecuzione del loro incarico, anche se addebitate analiticamente al committente.
Costituiscono autoservizi pubblici non di linea:
- il servizio di taxi;
- il servizio di noleggio con conducente (NCC).
Ciò implica che, a decorrere dal 1° gennaio 2025, il lavoratore o collaboratore che sostenga le
suddette spese e intenda richiederne il rimborso analitico al datore di lavoro, dovrà includere nella documentazione di supporto alla nota spesa, oltre alla fattura o ricevuta fiscale, anche la ricevuta del Pos o del pagamento tracciabile.
In mancanza del documento che attesta il pagamento tracciato:
- l’azienda dovrà rimborsare la nota spesa assoggettandola a imposte e contributi (non potendo, peraltro, dedurre il relativo costo);
- il lavoratore riceverà un rimborso inferiore rispetto a quanto anticipato.
A seguito dell’entrata in vigore del nuovo regime sarà quindi opportuno che le aziende implementino procedure di gestione delle trasferte lavorative idonee a garantire la tracciabilità dei pagamenti.
Per quanto concerne i professionisti, al fine di beneficiare della deduzione del costo (o della non imponibilità delle spese riaddebitate analiticamente al cliente), sarà necessario che le spese per prestazioni alberghiere, somministrazione di alimenti e bevande e per viaggi e trasporti sostenute nell’ambito della prestazione professionale siano pagate con strumenti tracciabili.
Con riguardo alle spese sostenute dai lavoratori dipendenti restano peraltro fermi i limiti di deducibilità previsti dall’art. 95, commi 1, 2 e 3 del TUIR.
Si ricorda che tale norma prevede un trattamento fiscale differente a seconda che il costo sia riferito a trasferte al di fuori o all’interno del comune in cui è ubicata la sede di lavoro.
Le spese sostenute in occasione di trasferte al di fuori del comune della sede di lavoro possono essere rimborsate mediante tre sistemi alternativi:
- analitico (o a piè di lista): prevede il rimborso delle spese effettivamente sostenute e
documentate da parte del lavoratore; - forfetario: consiste nel riconoscimento di un’indennità in misura fissa indipendente dall’importo delle spese concretamente sostenute dal lavoratore;
- misto: è una combinazione dei due metodi precedenti.
documentate da parte del lavoratore;Nelle tabelle seguenti si riportano i limiti quantitativi entro i quali tali spese sono non imponibili per il lavoratore e deducibili per il datore di lavoro [3], in funzione del metodo di rimborso adottato.
[3] “Dal 1° gennaio 2025, in presenza di pagamento effettuato mediante strumenti tracciabili.”
Metodo analitico
Metodo forfetario
| Spesa | Lavoratore | Datore di Lavoro |
|---|---|---|
| Vitto e alloggio | Indennità di trasferta non tassata entro i seguenti limiti: - € 46,48 al giorno per trasferte in Italia - € 77,47 al giorno per trasferte all’estero | Costo deducibile entro i seguenti limiti: - € 46,48 al giorno per trasferte in Italia - € 77,47 al giorno per trasferte all’estero |
| Spese di viaggio e trasporto | Rimborsi con metodo analitico | Disciplina prevista per rimborso tramite metodo analitico |
Metodo misto
| Spesa | Lavoratore | Datore di Lavoro |
|---|---|---|
| Vitto e alloggio rimborsate analiticamente + altre spese a forfait | Indennità di trasferta non tassata entro i seguenti limiti: - € 15,49 al giorno per trasferte in Italia - € 25,82 al giorno per trasferte all’estero | Costo deducibile entro i medesimi limiti. |
| Vitto o alloggio rimborsate analiticamente + altre spese a forfait | Indennità di trasferta non tassata entro i seguenti limiti: - € 30,99 al giorno per trasferte in Italia - € 51,65 al giorno per trasferte all’estero | Costo deducibile entro i medesimi limiti. |
Relativamente alle trasferte effettuate all’interno del comune della sede di lavoro le indennità e i rimborsi spese erogati a dipendenti e collaboratori sono imponibili ai fini fiscali e contributivi, fatta eccezione per i rimborsi relativi alle spese di viaggio e trasporto.
Per il datore di lavoro, alla luce della disposizione introdotta dalla Legge di Bilancio 2025, il costo è deducibile solo se il pagamento della spesa è effettuato mediante strumenti di pagamento tracciabili.
Spese di rappresentanza
Come anticipato, il nuovo obbligo di tracciabilità dei pagamenti si applica anche alle spese di rappresentanza. Di conseguenza, a partire dal 1° gennaio 2025, tali spese sono deducibili se, contestualmente:
- sono pagate con mezzi diversi dal contante che garantiscono la tracciabilità;
- rispettano i limiti quantitativi fissati dall’art. 108, comma 2 del TUIR [4];
[4] “Tale norma stabilisce che le spese di rappresentanza sono deducibili in funzione dell’ammontare dei ricavi e proventi della gestione caratteristica dell’impresa, secondo le seguenti misure:
– 1,5% dei ricavi, fino a 10 milioni
– 0,6% dei ricavi, per la parte eccedente 10 milioni e fino a 50 milioni
– 0,4% dei ricavi, per la parte eccedente 50 milioni.
Non sono soggetti a tali limiti quantitativi gli omaggi di beni di valore unitario non superiore a 50 euro.”
Si ricorda che, in base al D.M. 19 novembre 2008, si definiscono “di rappresentanza” le spese che possiedono le seguenti caratteristiche:
- costituiscono erogazioni a titolo di gratuito di beni o servizi;
- sono effettuate con finalità promozionali o di pubbliche relazioni;
- rispondono a criteri di ragionevolezza in funzione dell’obiettivo di generare potenziali benefici economici per l’impresa.
Considerato che la Legge di Bilancio 2025 non ha modificato l’articolo 54 del TUIR, inerente ai redditi di lavoro autonomo, l’obbligo di tracciabilità delle spese di rappresentanza non dovrebbe riguardare i professionisti e i lavoratori autonomi, i quali, salvo successivi interventi normativi, potranno continuare a pagare tali spese anche in contanti.
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Cordiali saluti,