LA TRASPARENZA RETRIBUTIVA DOPO IL D.LGS. N. 96/2026

Il D.Lgs. 7 maggio 2026, n. 96, pubblicato nella Gazzetta Ufficiale n. 125 del 1° giugno 2026 ed entrato in vigore il 7 giugno 2026, ha dato attuazione in Italia alla Direttiva (UE) 2023/970, introducendo una disciplina organica sulla trasparenza retributiva e sul rafforzamento del principio di parità di retribuzione tra donne e uomini per lo stesso lavoro o per un lavoro di pari valore.

La normativa interessa sia i datori di lavoro privati sia quelli pubblici e riguarda, in via generale, il lavoro subordinato, con inclusione dei rapporti part-time e del personale dirigente; restano invece esclusi, secondo le prime ricostruzioni di commento, il lavoro domestico e il lavoro intermittente.

Questa circolare, pur trattando del Decreto Legislativo nel suo complesso, è rivolta soprattutto alle imprese fino a 250 dipendenti.

Ambito di applicazione

Le nuove regole coprono l’intero ciclo del rapporto di lavoro: fase pre-assuntiva, instaurazione del rapporto, gestione della retribuzione, progressioni economiche, accesso ai dati retributivi medi, eventuale rendicontazione del divario retributivo e, nei casi previsti, valutazione congiunta delle retribuzioni.

Un aspetto particolarmente rilevante è l’estensione della tutela anche ai candidati: la parità retributiva entra quindi già nella fase di recruiting, con effetti immediati su annunci, bandi, colloqui e attività svolte da consulenti o intermediari incaricati della selezione.

Per molte PMI questo comporta un cambio di impostazione: attività prima gestite in modo informale, come l’indicazione del trattamento economico in sede di colloquio o la formazione dell’offerta individuale, devono ora essere ricondotte a criteri predefiniti e controllabili.

Generalità

Nella nuova disciplina assume rilievo una nozione ampia di retribuzione, che comprende non solo le componenti fisse ma anche utilità e componenti variabili, mentre il livello retributivo medio, secondo i primi chiarimenti di prassi, va costruito con riferimento soprattutto agli elementi continuativi e strutturali, escludendo i trattamenti individuali non strutturali, come superminimi personali o premi una tantum.

Il confronto deve avvenire tra lavoratori che svolgono lo stesso lavoro o un lavoro di pari valore, sulla base di criteri comuni, oggettivi e neutrali; in tale contesto assumono rilievo le categorie comparabili, i livelli medi, i valori mediani e la distribuzione retributiva per quartili.

Ne discende l’esigenza, anche per strutture non grandi, di mappare mansioni, livelli, differenziali retributivi e componenti accessorie, per evitare che il confronto tra posizioni resti affidato a valutazioni meramente intuitive o storiche.

IL CCNL

Per le imprese, soprattutto medio-piccole, il primo presidio operativo resta il contratto collettivo applicato. I sistemi di classificazione e inquadramento contenuti nei CCNL stipulati dalle organizzazioni comparativamente più rappresentative costituiscono infatti il principale parametro di riferimento per verificare la correttezza dei trattamenti economici.

Tale riferimento non mette però al riparo da contestazioni automatiche: anche in presenza di un corretto richiamo al CCNL, il datore di lavoro deve poter giustificare eventuali differenze individuali con ragioni verificabili, coerenti e non discriminatorie.

È quindi opportuno che le imprese distinguano chiaramente tra elementi retributivi derivanti dal contratto collettivo ed elementi
riconosciuti a livello individuale o aziendale, documentando per questi ultimi le ragioni organizzative, professionali o meritocratiche che ne giustificano l’attribuzione.

La fase di assunzione

Dal 7 giugno 2026 i candidati devono essere informati sulla retribuzione iniziale prevista per la posizione o sulla relativa fascia retributiva, mediante indicazioni da inserire negli annunci o nei bandi, determinate secondo parametri oggettivi e neutrali.

È inoltre vietato chiedere ai candidati informazioni sulle retribuzioni percepite nei precedenti rapporti di lavoro; il divieto opera anche quando l’acquisizione avvenga tramite soggetti terzi coinvolti nel processo selettivo.

Per le imprese fino a 250 dipendenti, questa è probabilmente la novità più immediata:
occorre aggiornare modelli di annuncio, script di colloquio, istruzioni ai recruiter esterni e griglie di offerta economica, evitando margini eccessivi di discrezionalità non documentata.

Dal punto di vista operativo, è consigliabile predisporre fasce retributive standard per famiglie di ruolo o per livelli di inquadramento, così da ridurre il rischio che l’offerta economica venga costruita caso per caso sulla base del potere negoziale del singolo candidato.

Durante il rapporto

La disciplina impone ai datori di lavoro di rendere accessibili ai dipendenti i criteri utilizzati per determinare la retribuzione e quelli adottati per la progressione economica, anche tramite l’informativa resa all’assunzione ai sensi del D.Lgs. n. 152/1997, purché da essa risultino almeno il livello di inquadramento, la retribuzione iniziale e il contratto collettivo applicato.

Per i datori con meno di 50 dipendenti è prevista una semplificazione: essi restano esclusi dall’obbligo di mettere a disposizione i criteri relativi alla progressione economica, mentre rimangono fermi gli altri obblighi di trasparenza.

Sul piano pratico, anche le PMI che beneficiano di tale esonero dovrebbero comunque dotarsi di criteri interni minimi per motivare passaggi di livello, aumenti individuali, riconoscimenti di superminimi e assegnazione di premi, poiché il rischio di contestazione non viene meno.

L’esonero, infatti, non equivale a una libertà pienamente discrezionale: quando una differenza retributiva venga contestata, l’assenza di criteri scritti rende più difficile per il datore di lavoro provare la neutralità e l’oggettività delle scelte adottate.

Diritto di informazione dei lavoratori 

I lavoratori possono chiedere informazioni sui livelli retributivi medi applicati ai dipendenti che svolgono lo stesso lavoro o un lavoro di pari valore, con dati distinti per sesso; la richiesta può
essere presentata una volta all’anno, anche tramite rappresentanti dei lavoratori o organismi di parità, e il datore di lavoro deve fornire risposta scritta e motivata
entro due mesi.

Non sono ammesse clausole contrattuali che vietino ai lavoratori di rendere nota la propria retribuzione. Inoltre, il datore può adempiere in modo più ordinato mettendo a disposizione tali informazioni in intranet o in area riservata, purché in forma comprensibile e verificabile.

Per le imprese di dimensioni contenute il punto critico sarà soprattutto organizzativo:
bisognerà essere in grado di individuare correttamente le categorie comparabili, estrarre dati aggregati, proteggerne la riservatezza e motivare le eventuali differenze riscontrate.

Sarà opportuno anche stabilire un processo interno chiaro: chi riceve la richiesta, chi
elabora i dati, chi valida la risposta e con quali tempi. Nelle realtà più piccole, la
mancanza di una procedura rischia di trasformare il nuovo diritto in una fonte di ritardi,
risposte incomplete o contestazioni evitabili.

Privacy

La trasparenza retributiva non elimina gli obblighi in materia di protezione dei dati personali. Quando le informazioni richieste o comunicate possono consentire, anche indirettamente, di identificare la retribuzione di singoli lavoratori, l’accesso deve essere gestito nel rispetto del Regolamento (UE) 2016/679 e con le limitazioni
previste dalla disciplina.

In concreto, ciò significa che le informazioni da rendere ai lavoratori devono essere aggregate e organizzate in modo da evitare l’identificazione di singole posizioni, soprattutto nelle strutture con pochi addetti o ruoli molto specialistici.

Questo profilo è particolarmente delicato per le PMI, nelle quali può accadere che una categoria comparabile sia composta da un numero ridotto di persone: in tali casi, la costruzione del dato aggregato richiede attenzione ulteriore, perché la mera indicazione di un valore medio può rendere di fatto riconoscibile la situazione di uno o più lavoratori.

 Obblighi per imprese tra 100 e 250 dipendenti

Per i datori di lavoro con almeno 100 dipendenti il decreto introduce un ulteriore livello di adempimento, consistente nella comunicazione di dati sul divario retributivo di genere, comprensivi delle componenti fisse e variabili, della distribuzione nei quartili e dell’accesso ai sistemi premianti.

Secondo le prime sintesi disponibili, per i datori con almeno 250 dipendenti la raccolta dei dati dovrà avvenire entro il 7 giugno 2027 e poi annualmente; per quelli tra 150 e 249 dipendenti il primo adempimento è fissato al 7 giugno 2027 e si rinnova ogni tre anni; per quelli tra 100 e 149 dipendenti l’avvio è fissato al 7 giugno 2031, con periodicità triennale.

• Per la fascia fino a 250 dipendenti, quindi, la distinzione principale è la seguente:
  fino a 49 dipendenti: niente obbligo sui criteri di progressione economica e nessun
  obbligo di reporting periodico sul gender pay gap secondo i primi chiarimenti
  disponibili; restano però gli obblighi su selezione, trasparenza di base e diritto di
  informazione.[5][4]
• da 50 a 99 dipendenti: nessun reporting periodico sul divario retributivo, ma piena applicazione degli obblighi di trasparenza interna e del diritto di informazione.[2][4]
• da 100 a 149 dipendenti: obblighi generali immediati e reporting sul divario retributivo con primo adempimento dal 2031.[3][10]
• da 150 a 249 dipendenti: obblighi generali immediati e primo reporting entro il 7 giugno 2027, poi ogni tre anni.[6][10][3]

Sintesi per aziende con almeno 250 dipendenti

Le imprese con almeno 250 dipendenti sono soggette al quadro più intenso: oltre a tutti gli obblighi generali, devono effettuare la raccolta e comunicazione dei dati sul divario retributivo entro il 7 giugno 2027 e successivamente con cadenza annuale.

Se dai dati comunicati emerge, in una categoria di lavoratori, uno scostamento retributivo medio di almeno il 5 per cento tra donne e uomini, non giustificato da criteri oggettivi e neutrali e non corretto entro sei mesi, scatta la valutazione congiunta delle
retribuzioni con i rappresentanti dei lavoratori.

Per le aziende più grandi il tema centrale non è solo informativo, ma anche di governance: servono sistemi di job evaluation, metriche retributive affidabili, flussi HRdata, confronto strutturato con le rappresentanze e tracciabilità degli interventi
correttivi.[7][8][13]

Altre considerazioni operative

Una prima considerazione riguarda la dimensione documentale. Molte aziende, specie di minori dimensioni, hanno politiche retributive sostanzialmente ragionevoli ma scarsamente formalizzate. Il decreto non impone necessariamente sistemi sofisticati, ma rende rischiosa la mancanza di evidenze scritte, perché ogni differenza dovrà essere spiegabile ex post con elementi obiettivi.

Una seconda considerazione riguarda la coerenza tra fonti. Non sarà sufficiente avere un buon testo di annuncio o una corretta informativa di assunzione se poi, nella pratica, aumenti, superminimi, bonus o passaggi di livello vengono attribuiti con logiche non allineate al CCNL applicato e ai criteri dichiarati.

Una terza considerazione concerne i gruppi di imprese e le realtà con più società collegate. Le prime analisi evidenziano che il confronto può assumere rilievo anche in contesti in cui il trattamento economico discende da una fonte comune, normativa o contrattuale; ciò suggerisce cautela nella gestione di policy retributive apparentemente autonome ma, in concreto, omogenee a livello di gruppo.

Infine, va considerato il riflesso reputazionale e commerciale della nuova disciplina. La trasparenza retributiva tende a diventare parte del più ampio perimetro ESG, di sostenibilità sociale e di affidabilità organizzativa; perciò l’adeguamento tempestivo può costituire non solo un presidio difensivo, ma anche un elemento di qualificazione nei confronti di lavoratori, clienti, committenti e partner finanziari.

Profili sanzionatori

Il decreto si inserisce nel sistema di tutela del Codice delle pari opportunità, richiamando gli strumenti processuali e antidiscriminatori già previsti dal D.Lgs. n. 198/2006, inclusi i meccanismi di tutela contro la vittimizzazione.

In caso di discriminazione accertata, sono inoltre richiamate conseguenze specifiche quali la possibile revoca di benefici pubblici, l’esclusione da appalti e l’applicazione di un’ammenda compresa, secondo le sintesi disponibili, tra 250 e 1.500 euro.

Per le PMI il vero rischio non è soltanto la sanzione pecuniaria, ma il contenzioso fondato su differenze salariali non documentate, la difficoltà di fornire giustificazioni coerenti e l’esposizione reputazionale verso dipendenti, sindacati e committenti pubblici o privati.

Va inoltre considerato che il contenzioso in materia di parità retributiva può essere alimentato non solo da dati retributivi, ma anche da incongruenze nelle procedure di selezione, nelle progressioni economiche, nei rientri da congedo e nella gestione delle componenti variabili della retribuzione.[20][2]

Prime azioni consigliate per le imprese fino a 250 dipendenti

Nel breve periodo appare opportuno impostare un piano di adeguamento articolato almeno nei seguenti passaggi:

1. verificare il CCNL applicato, i livelli di inquadramento e l’eventuale presenza di accordi aziendali o prassi retributive non formalizzate;
2. rivedere annunci, bandi, moduli di candidatura e istruzioni ai recruiter, inserendo retribuzione o fascia retributiva e rimuovendo ogni domanda sulla retribuzione
   pregressa;
3. predisporre criteri interni scritti per aumenti, superminimi, passaggi di livello, premi e progressioni, anche quando non strettamente obbligatori;
4. costruire una mappatura minima delle categorie comparabili e delle componenti retributive strutturali;
5. definire una procedura per rispondere entro due mesi alle richieste dei lavoratori e per gestire correttamente i profili privacy;
6. per le aziende da 150 a 249 dipendenti, avviare sin d’ora la raccolta dati utile al primo reporting del 2027.
7. per le imprese con politiche retributive molto personalizzate, programmare un check-up preventivo dei differenziali più esposti, soprattutto nelle aree commerciali, tecniche e manageriali.

Conclusioni

Per le imprese fino a 250 dipendenti il D.Lgs. n. 96/2026 non introduce soltanto nuovi obblighi formali, ma richiede una maggiore qualità organizzativa nella gestione del personale: coerenza dei criteri, documentazione delle decisioni, presidio delle selezioni e capacità di spiegare le differenze retributive.[7][4]

Le aziende più strutturate dovranno aggiungere a tali presìdi anche sistemi di reporting e analisi periodica del gender pay gap; tuttavia, anche le PMI farebbero bene a muoversi subito con logiche simili, perché la trasparenza retributiva è destinata a diventare un indicatore stabile di affidabilità organizzativa e di correttezza datoriale.[16][6]

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Non esitate a contattarci per qualsiasi approfondimento.

Cordiali saluti,

Aldo Filippini

La presente circolare è frutto di una collaborazione tra intelligenza artificiale e competenza umana, con revisione e cura editoriale di Aldo Filippini